Riktlinjer för valberedningen

Valberedningen skapar styrelsen

Valberedningen är medlemmarnas viktigaste instrument för att skapa och bibehålla en fungerande styrelse som på ett kvalificerat och tryggt sätt kan hantera föreningens verksamhet framöver. Ofta är det valberedningen som tar initiativ till ett nödvändigt förändringsarbete.Valberedningen har alltså en nyckelfunktion och dess uppgift är bl.a. att från den stund den utses, fram till nästa årsstämma, analysera hur den sittande styrelsen arbetar.

Valberedningens arbete pågår därmed parallellt med styrelsens arbete under hela det år den är vald för. Att sammankalla valberedningen några veckor före stämman räcker alltså inte.

Valberedningen ska hålla ett antal möten jämnt fördelat över året, och dessa protokollförs, eller dokumenteras på annat sätt, så att alla medlemmar före årsstämman kan ta del av hur valberedningens arbete bedrivits.

Vilka poster ska valberedningen hitta personer till?

Valberedningen ska föreslå ledamöter till följande poster inom föreningen och presentera dem på stämman;
• Styrelsen
• Suppleanter till styrelsen
• Revisorer
• Suppleanter till revisorerna
• Valberedning (alltså föreslå ersättare till sig själva)
• Olika projekt som medlemmar ska ingå i (projektgrupper/arbetsgrupper)
• Alla övriga förtroendeposter som hör till föreningens verksamhet.

Valberedningen ska söka ledamöter främst till;
• De poster där avhopp skett under året, från ovanstående nämnda poster.
• De ledamöter som står i tur att avgå i styrelsen och för revisor (och andra poster).
Men detta är inte något hinder för att även förslag kommer in på redan tillsatta poster, och dessa förslag måste naturligtvis också redovisas för medlemmarna av valberedningen.

Det är särskilt viktigt att valberedningen känner till vilka funktioner som ska bemannas.Valberedningen träffar aktuella kandidater och presenterar arbetsuppgifterna. Det är mycket angeläget att tydligt presentera föreningen och dess organisation, arbetssätt och vad uppgiften kräver i form av kunskap, tidsåtgång och engagemang. Det är bra om det finns flera kandidater till respektive post. Valberedningen ska inte begära att kandidaterna måste ta ställning direkt, utan kandidaterna ska i lugn och ro fundera över vad de vill utifrån den information de fått.

Styrelse och revisorer

Styrelse
Som ledning till vilken kompetens som bör finnas i en styrelse kan man tänka sig följande sammansättning;
• Jurist / juridiskt kunnig
• Byggnadsingenjör / byggnadskunnig
• Tekniker / IT- och webbkunnig
• Civilekonom / ekonom
• Samhällsvetare
• Entreprenör
• Informatör, journalist, e.dyl. som är duktig på att skriva och informera
Valberedningen bör sträva efter en allsidig bemanning i styrelsen avseende ålder, kön, yrkeserfarenheter och kompetens.

Revisorer
I Föreningslagen (8 kap. 3 §) står det; ”Revisorerna skall ha den insikt i och erfarenhet av redovisning och ekonomiska förhållanden som med hänsyn till arten och omfånget av föreningens verksamhet fordras för uppdragets fullgörande”. Det är alltså viktigt att valberedningen undersöker förutsättningarna för de som nomineras till interna revisorer i föreningen, så att de uppfyller de krav som ställs. Målet måste vara att hitta någon inom föreningen med rätt kompetens, men om det skulle visa sig omöjligt så kan föreningen ta in en revisor utifrån, t.ex. från en annan förening.

Revisionsarbetet pågår under hela året. Det är alltså inte bara att kontrollera redovisningshandlingarna. Valberedningen kontrollerar med revisorerna att så verkligen sker.

Valberedningens kompetens

Det är viktigt att valberedningen har de kunskaper som behövs och att valberedningen går de kompetenshöjande kurser som erbjuds valberedningen. En viktig förutsättning som valberedare är att man är insatt i hur bostadsrättsföreningar fungerar i stort såväl som i den egna föreningen, och att man sätter sig in i hur en styrelse ska arbeta på bästa sätt med medlemsinformation och demokrati där öppenhet och ärlighet är viktiga ingredienser.

Valberedningen bör informera sig om styrelsens årsplan, om adjungeringar och om ledamöternas närvarofrekvens och dylikt, samt vara väl förtrogen med föreningens stadgar.

På uppdrag av medlemmarna

Valberedningen arbetar helt och hållet på uppdrag av ägarna, dvs föreningens medlemmar. Styrelsen har därför inget mandat att lägga sig i valberedningens arbete.

Ledamöter i valberedningen väljs på årsmötet utfrån de medlemmar som fysiskt bor i föreningen. Vem som är sammankallande utses på stämman när valberedning väljs.

Valberedningens uppgift är att i dialog med bl.a. ordföranden hålla sig underrättad om hur arbetet i styrelsen fungerar, och om styrelsens sammansättning utifrån kompetens och engagemang ger styrelsen rätt förutsättningar att hantera de frågor som föreningen står inför. Valberedningen ska så långt det är möjligt säkerställa att styrelsen har rätt sammansättning och rätt förutsättningar att vara föreningens näst högsta beslutande organ.

Valberedningen ska fortlöpande analysera och skaffa sig kännedom om vilken kompetens som finns bland bostadsrättsföreningens samtliga valbara medlemmar utanför styrelsen.
Inte minst viktigt är att kontakt tas med nyinflyttade i föreningen och att valberedningen har god kontakt med medlemmarna.

Uppföljning bland de nyvalda

Valberedningen bör några månader efter årsstämman ta kontakt med de nyvalda styrelseledamöterna för att kontrollera hur de blivit mottagna, och i vilken mån deras förväntningar på styrelseuppdraget stämmer överens med den verklighet som mött dem i styrelsen.
Motsvarande gäller dem som nominerats till övriga förtroendeposter. Inte minst när det gäller suppleanter, eftersom det sällan kommer fram annars vilket engagemang som finns där.
Valberedningen bör även intervjua ordföranden i styrelsen om hur de nya ledamöterna och suppleanterna funnit sig till rätta och på vilket sätt de involveras i styrelsearbetet.

På samma sätt är det att rekommendera att valberedningen undersöker orsaken till om en styrelseledamot, suppleant i styrelsen eller annan förtroendevald avsäger sig sitt uppdrag under löpande mandatperiod, så att valberedningen kan redovisa detta för medlemmarna.

Löpande information till medlemmarna

Valberedningen informerar alla medlemmar i ett tidigt skede om vilka av styrelsens ledamöter som står i tur att avgå, samt vilka fyllnadsval som kan behöva göras på grund av avsägelser.

Om en styrelseledamot, eller någon på en annan förtroendepost i föreningen, avser att inte fortsätta efter nästa val, eller avbryter sitt uppdrag med omedelbar verkan, så meddelar denna person (i första hand, i andra hand gör styrelsen detta) sitt beslut till valberedningen, som i sin tur ser till att detta snarast kommer medlemmarna till kännedom.

Om förändringar till nästa ordinarie stämma sker i valberedningens konstitution, eller om valberedningen avbryter sitt arbete, eller andra viktiga förändringar inträffar här, är i första hand valberedningen skyldig att informera medlemmarna om det inträffade. I andra hand är styrelsen skyldig att snarast tillse att medlemmarna får informationen.

En mycket viktig funktion för valberedningen är att, i samband med att valberedningen löpande kontrollerar att styrelsearbetet fungerar, också upplyser medlemmarna ifall valberedningen upptäcker att styrelsearbetet inte fungerar som det borde. Detta eftersom föreningen kan ta skada om det går för lång tid med brister i styrelsearbetet.

Valberedningen redovisar för medlemmarna hur styrelsearbetet fungerat och t.ex. hur deltagandet på styrelsemötena varit för de olika ledamöterna och suppleanterna. Valberedningen informerar även om hur arbetet fungerat mellan valberedning och styrelse, och om styrelsen underlättat valberedningens arbete på ett tillfredsställande sätt.
På motsvarande sätt redovisas revisorernas och övriga ledamöters arbete.

Presentera alla föreslagna namn

Valberedningen ska inför föreningsstämman presentera samtliga skriftliga och muntliga förslagsom kommit in till valberedningen på medlemmar till olika förtroendeposter. Alltså inte enbart dem som valberedningen föreslår till val, utan samtliga som är föreslagna av medlemmarna. De som nomineras och föreslås till förtroendeuppdrag bör presenteras med namn och kompetens på stämman, på ett så objektivt och sakligt sätt som möjligt. Lämpligt är att valberedningen samtidigt motiverar varför just de föreslagnas kompetens behövs i styrelsearbetet.

Eftersom det förekommer att de som nominerats av olika anledningar hoppar av så är det viktigt att det finns flera alternativa förslag till respektive post.

Det är lämpligt att valberedningen försäkrar sig om att de föreslagna kandidaterna är närvarande vid stämman så att de kan ge en kort presentation av sig själva.

Det finns inga som helst hinder för en valberedning att nominera inom sig själva till olika förtroendeposter, men det är viktigt att detta då sker på ett förtroendeingivande sätt.

Det slutgiltiga resultatet av valberedningens arbete delas skriftligen ut i god tid före stämma där val/omval ska ske, och då samtidigt till alla medlemmar, inkl. styrelsen. Dvs när årsredovisningen delas ut till medlemmarna (i samband med kallelsen).
Valberedningen informerar då också om valberedningens sammansättning och hur valberedningsarbetet bedrivits under året (med hur många möten som hållits, etc).

Valberedningen kan även föreslå mötesordförande och protokollförare till årsstämman. Om stämman utser stämmoordförande och stämmosekreterare utanför styrelsen ger det bl.a. större möjligheter för styrelsen att agera friare under stämman.

Motiverade val

Valberedningen ska motivera varför de föreslår omval eller låter en styrelse sitta kvar oförändrad. Resonemanget grundar sig i att styrelsen ska vara väl rustad för att klara framtidens krav och utmaningar.
Anser valberedningen att den sittande styrelsen klarar dessa uppgifter måste den också på stämman inför medlemmarna motivera varför den inte väljer att föreslå nya ledamöter.
Nomineringar till övriga förtroendeposter ska motiveras på motsvarande sätt.

Resurser – Budget för valberedning & styrelsens roll

Om valberedningen ska ha en budget för sin verksamhet så bestäms nivån på denna budget när stämman utser valberedning. I samband med detta definieras vad budgeten kan och får användas till (kurser, medlemsfika, telefon, extern hjälp, etc). Hur dessa pengar använts redovisas sedan i detalj i årsredovisningen. Precis som att styrelsen stödjer valberedningen med löpande information om vilka som flyttar in i föreningen så ska styrelsen också tillhandahålla föreningens resurser (t.ex. lokaler och utskriftsmöjligheter) för valberedningen. Det är därför lämpligt att styrelsen upplåter styrelserummet till valberedarna för sitt arbete.

Styrelsen ansvarar för att medlemmarna upplyses på att bra sätt (via anslagstavlor, webbsajt, interntidning, direktutskick, etc) om vilka som ingår i valberedningen och hur ledamöterna i valberedningen kan kontaktas (telefon, e-post, etc.).

Styrelsen underlättar valberedningens arbete med t.ex. utskrifter av flygblad, upplåta lokal för möten, ge omedelbar information om vem som flyttat in i föreningen, o.dyl. Lämpligt är att styrelsen upplåter utrymme bl.a. på föreningens anslagstavlor, webbplats och i interntidning för det som valberedningen har att informera om.

Hur många valberedare är lämpligt?

En rekommendation är att valberedningen ska bestå av 2 ledamöter (oberoende av varandra och oberoende av styrelsen), varav en är sammankallande. Dels är det ett hanterligt antal, dels tillräckligt många för att representera en kontaktyta gentemot övriga medlemmar och styrelsen. Med tre ledamöter i valberedningen finns en risk att onödig tid går åt till diskussioner och dessutom kan en valberedare alltid bli nedröstad om de två andra valberedarna gaddar ihop sig.

HSB Malmös rekommendation

Det är olämpligt att de som ingår i valberedningen även har uppdrag i styrelsen. Inte heller bör de med uppdrag som revisorer komma i fråga för valberedningen. Det är viktigt att beakta jäv och släktskapsförhållanden när valberedningen utses. Trovärdigheten i valberedningens arbete kan ifrågasättas om någon av ledamöterna i valberedningen är gift, sambo eller släkt med en styrelseledamot. Samma jävsförhållande uppstår om barn till styrelseledamöter sitter i valberedningen, eller tvärtom.

På samma sätt får det inte finnas några familje- eller släktförhållanden mellan revisorer och styrelseledamöter. Motiveringen är att det så långt det är möjligt ska vara en tydlig rågång mellan valberedningens ledamöter och styrelsen/revisorerna. Avgående styrelseledamot kan inte väljas till revisor vid samma årsstämma. Inte heller bör anställda på HSB eller annan som har förvaltningsuppdrag väljas till styrelse eller som revisor.

Valberedningens funktion är, vid sidan av att nominera styrelseledamöter och andra förtroendevalda, att hålla sig underrättad om styrelsens sätt att fungera och arbeta.
Valberedningen bildar sig en uppfattning om styrelsen utifrån en dialog med ordföranden och övriga ledamöter, samt utifrån hur föreningens medlemmar upplever styrelsens insatser. Valberedningen kan även närvara vid enstaka styrelsesammanträden för att se hur styrelsen fungerar. Valberedningen får komma överens med styrelsen hur närvaron ska ske.
Valberedningen bör årligen utvärdera sitt arbete. Lämpligen sker det på det första sammanträdet efter den ordinarie föreningsstämman, då valberedningen också lägger grunden för årets arbete.

Arvode till valberedningen

HSB Malmö rekommenderar att valberedningen ges ersättning för sitt arbete. En rimlig nivå på ersättningen är 25 – 50 % av ett basbelopp att fördela mellan valberedningens ledamöter. Motiveringen är att valberedningens arbete är omfattande och pågår under hela verksamhetsåret. Med ett rimligt arvode till valberedningen kan medlemmarna kräva en engagerad insats av valberedningens ledamöter.

I och med att valberedningen är arvoderad kan den bara utses av stämman.
Om någon hoppar av valberedningen så får denna person arvode endast för den tid som personen varit aktiv i valberedningen (av denna anledning är det lämpligt att arvoden utbetalas i efterskott, direkt efter avslutad mandatperiod).

Kom gärna med synpunkter (i forumet).

I regelverket måste man ha med mer om hur valberedningen ska hantera avhopp från olika förtroendeuppdrag. Vad ska valberedningen göra om en ledamot i styrelsen hoppar av under uppdragets gång? I vilka lägen ska en extrastämma utlysas för att återsätta platser som blivit tomma i förtid, etc? Vad tycker du?

Ett annat problem som inte löses med ovanstående stöd för valberedningen är frågan om på vilka grunder en valberedning kan låta bli att nominera kandidater.
På HSB Malmös årsstämma 2007 framkom att två kandidater med uppenbart hög kompetens sållats bort av valberedningen utan förklaring. Alla medlemmar måste naturligtvis känna till vilka kriterier som prioriteras i samband med nomineringar.

Precis som för styrelsen så är det naturligtvis viktigt att det blir rotation inom valberedningen (inte minst eftersom det annars riskerar bli en form av styrning åt ett håll om samma valberedning sitter år efter år). Eftersom det inte finns någon valberedning till valberedningen så är det viktigt att det vid varje stämma diskuteras hur man bäst löpande byter ut personer i valberedningen.

För att effektivisera arbetet bland valberedarna är det naturligtvis viktigt att det finns ett gemensamt forum (t.ex. styrelsenätet) för alla valberedare där man kan tipsa och ge förslag.

Det är mycket viktigt att beskrivningen av valberedningens uppgifter förs in i föreningens stadgar så att det inte blir några missförstånd i framtiden och så att alla vet vad som gäller!

Det är egentligen inga konstigheter, utan det mesta som tas upp nedan är rena självklarheter. Det gäller bara att alla måste känna till vad som gäller så att det ska kunna fungera ordentligt med en valberedning.

Valberedningen har i grunden tre arbetsuppgifter;

1. Samordna förslag på medlemmar till olika förtroendeposter.
2. Fungera som en kontrollfunktion för att arbetet i styrelsen (etc) fungerar.
3. Löpande & på stämma informera medlemmarna om valberedningens arbete och resultat.

Valberedningen är en samordnande enhet och en mycket viktig del av föreningens verksamhet. Ju bättre valberedningen sköter sina uppgifter desto bättre förutsättningar har föreningen i stort. Så se till att välja rätt personer till valberedningen. De måste vara engagerade och intresserade av sin förening.

SAMMANFATTNING

VALBEREDNINGENS FÖRUTSÄTTNINGAR

1. Insatt i hur brf:ar fungerar, generellt såväl som den egna föreningen.
2. Insatt i hur en styrelse ska arbeta på bästa sätt, med öppenhet & ärlighet.
3. Kompetens om de poster som ska bemannas.
4. Deltaga på för valberedningsarbetet kompetenshöjande kurser.
5. Styrelsen får inte styra valberedningen.
6. Styrelsen ska underlätta valberedningens arbete med lokaler samt kopiering av flygblad, etc.

FÖRE STÄMMAN

1. Engagera föreningens medlemmar att nominera förtroendevalda och verka för att medlemmar ställer upp som förtroendevalda.
2. Tydlig information varje år till medlemmarna om att skriftliga nomineringar ska vara valberedningen tillhanda senast vid angivet datum. Valberedningen har även efter denna tidpunkt rätt att föreslå kandidater.
3. Hålla regelbundna, protokollförda, möten under året.
   Valberedningen ska ha minst tre protokollförda sammanträden per verksamhetsår.
4. Valberedningens ledamöter ska få kallelse senast två veckor före valberedningsmöte.
5. Valberedningen ska en långsiktig planering.
6. Löpande under året aktivt söka efter medlemmar med kompetens och engagemang för de olika förtroendeposterna.
7. Ta kontakt med alla nyinflyttade.
8. Träffa aktuella kandidater;
   – Presentera arbetsuppgifter, och vad som krävs avseende kunskap, tidsåtgång och engagemang.
   – Presentera förening, organisation, arbetssätt.
9. Undersöka alla eventuella former av jäv- och släktskapsförhållanden.
   Får ej finnas jäv- eller släktskapsförhållande särskilt mellan styrelse och revisorer.
10. Eftersträva flera kandidater till varje post som ska tillsättas.
11. Eftersträva allsidig bemanning i styrelse avseende ålder, yrkeserfarenhet och kompetens med jämn könsfördelning.
12. Ge kandidater tid att komma fram till sitt beslut.
13. Sätta sig in i;
    – styrelsens årsplan,
    – om adjungeringar förekommit i styrelsen,
    – styrelseledamöters och suppleanters närvarofrekvens,
    – föreningens stadgar.
14. Hålla sig löpande uppdaterad om hur styrelsearbetet fungerar.
15. Hålla sig löpande uppdaterad om styrelsens kompetens och engagemang, och att dessa stämmer överens med det behov som finns för att styra föreningens förvaltning på bästa sätt.
16. Om förtroendevald avsagt sig sitt uppdrag undersöka skälet för detta.
17. Om någon förtroendevald avsäger sig sitt uppdrag under sin mandatperiod ska i första hand valberedningen, med stöd av föreningens resurser och olika informationskanaler, utan onödig fördröjning informera medlemmarna om detta (om valberedningen inte kan/vill informera om detta så är det i andra hand styrelsens ansvar att medlemmarna snarast får information om detta).
18. Löpande kontrollera att styrelsearbetet fungerar och hålla sig underrättad om styrelsens sätt att arbeta och fungera.Valberedningen ska sitta med på ett eller två styrelsemöten under året.
19. Om det finns brister i styrelsearbetet är det valberedningens ansvar att, med stöd av föreningens resurser och olika informationskanaler, snarast informera medlemmarna om detta (om valberedningen inte kan/vill informera om detta så är det i andra hand styrelsens ansvar att medlemmarna snarast får information om detta).
20. Skicka ut förslag på nominerade till alla medlemmar.
    – Vilka är nominerade?
    – Vem har nominerat vem?
    – Vilka är valberedningens förslag?
    – Vilka står i tur att avgå?
    – Vilka fyllnadsval behöver göras pga avhopp?
    – Förslag på arvoden till samtliga poster.
21. Förtroendevalda som av valberedningen inte föreslagits för omval ska kontaktas innan stämman och informeras om möjligheten till avsägelse.
22. Det slutgiltiga resultatet av valberedningens arbete delas ut skriftligen till alla medlemmar, i samband med kallelsen till stämman, senast två veckor före årsstämman.
23. I det material som delas ut från valberedningen ska ingå hur valberedningen bedrivit sitt arbete under året (antal möten, etc), med eventuella förslag på förbättringar.
24. Försäkra sig om att de nominerade är närvarande på stämman.

PÅ STÄMMAN

1. Informera stämman vilka som står på tur att avgå.
2. Föreslå förtroendevalda.
3. Presentera samtliga skriftliga och muntliga förslag på kandidater som kommit in till valberedningen.
4. Presentera samtliga nominerade med namn och kompetens på ett objektivt och sakligt sätt.
5. Om någon förtroendevald avsagt sig sitt uppdrag, informera stämman om bakgrunden.
6. Redovisa för stämman;
   – hur styrelsearbetet fungerat.
   – hur deltagandet på på styrelsemötena varit för ledamöter & suppleanter.
   – hur arbetet fungerat mellan styrelse och valberedning.- hur revisorernas arbete fungerat.
   – hur arbetet fungerat mellan revisorer och valberedning.- hur övriga förtroendevaldas arbete fungerat.
   – hur arbetet fungerat mellan övriga förtroendevalda och valberedning.
7. Motivera varför de föreslagnas kompetens behövs i föreningen.
8. Motivera varför valberedningen föreslår omval.
   Motivera varför valberedningen föreslår att de förtroendevalda ska sitta kvar.
9. Valberedningen ska informera medlemmarna om eventuella jäv- och släktskapsförhållanden mellan de nominerade/förtroendevalda.
10. Valberedningen lämnar förslag på arvoden och ersättningar till de olika förtroendevalda utom till valberedningen.
11. Ta upp frågan om budget / resurser för att valberedningen ska kunna bedriva sitt arbete på bästa sätt.
12. Presentera valberedningspolicy (tidplan, arbetsordning, etc) med förslag på förändringar och förbättringar.
    Ev. avvikelser från valberedningspolicy ska uttryckligen redovisas skriftligt för medlemmarna.
13. Val av valberedning:
    – 3-5 ledamöter (minst 3), varav en sammankallande.
    – Ej någon som ingår i styrelsen eller föreningens revisorer som valberedare.
    – Jäv- och släktskapsförhållande ska beaktas.Avgående styrelseledamot kan ej väljas till revisor vid samma årsstämma.Anställda i den bostadsorganisation som föreningen tillhör bör ej väljas som styrelse och absolut inte som revisorer.

EFTER STÄMMAN

1. Planera för hur årets arbete ska bedrivas.
   Efter årsmötet kallar valberedningen till ett första sammanträde, där valberedningen gör en tillbakablick över det gångna året samt går igenom arbetsuppgifter under den kommande verksamhetsperioden. Därefter gör valberedningen upp en arbetsplan.
2. Utvärdera valberedningens arbete under föregående redovisningsår.
3. Valberedningen bör inom sig utse en ersättare för sammankallande.
4. Valberedningen utser inom sig en sekreterare/protokollförare vid varje möte.
5. Uppföljning av nyvalda (hur har de blivit mottagna, etc).
   Intervjua styrelseordförande om hur nya ledamöter/suppleanter fungerar.